Засади використання автоматизованої системи документообігу Ріпкинського районного суду Чернігівської області

Додаток

до проколу № 1

від 01.04.2025 р.

 

 ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Ріпкинського районного суду

Чернігівської області

від 01.04.2025 р.

  

ЗАСАДИ

ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТООБІГУ

РІПКИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ЧЕРНІГІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

І. Загальні положення

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Ріпкинського районного суду Чернігівської області (далі – Засади) розроблені  відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 (далі – Положення), Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року № 814 (у відповідній редакції, далі - Інструкція).

1.2. Наведені у Засадах терміни вживаються у значеннях, визначених Положенням.

1.3. Цілі та завдання Засад відповідають цілям та завданням Положення.

1.4. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Ріпкинському районному суді Чернігівської області (далі – автоматизована система), віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України та Положення.

1.5. Функціонування автоматизованої системи документообігу суду за виключенням особливостей, встановлених цими Засадами, здійснюється у повній відповідності до Положення.

 

ІІ. Повноваження зборів суддів щодо розгляду питань, які стосуються порядку функціонування автоматизованої системи

 

2.1. До повноважень зборів суддів належить:

2.1.1. обрання слідчого судді (слідчих суддів), кількість яких визначається зборами суддів;

2.1.2. обрання суддів, уповноважених на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх, у порядку, встановленому Законом України «Про судоустрій і статус суддів»;

2.1.3. запровадження спеціалізації суддів з розгляду конкретних категорій справ із розрахунку не менше двох суддів на одну спеціалізацію;

2.1.4. визначення рівня навантаження на суддів з урахуванням виконання ними адміністративних обов’язків шляхом зменшення навантаження щодо розгляду справ, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів;

2.1.5. затвердження змін до цих Засад;

2.1.6. встановлення особливостей розподілу судових справ до початку відпустки суддів;

2.1.7. визначення необхідності врахування днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

2.1.8. визначення особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналіз стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, членства в Раді суддів України), шляхом зменшення навантаження щодо розгляду справ, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів,

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів, шляхом зменшення навантаження щодо розгляду справ, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів,

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів,

- які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні,

- які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки,

- у разі повторного надходження до суду позовних заяв, з передбачених процесуальним законом підстав,

- стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ,

- у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя);

2.1.9. визначення коефіцієнту складності категорій судових справ, коефіцієнту адміністративних посад, коефіцієнту, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо;

2.1.10. визначення порядку передачі судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу щодо клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

2.1.11. за відсутності заборони у процесуальному законі передбачення інших випадків, не визначених цими Засадами, передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді.

 

ІІІ. Повноваження зборів суддів щодо інших питань

 

3.1. До повноважень зборів суддів належить:

3.1.1. обговорення питань щодо внутрішньої діяльності суду чи роботи конкретних суддів або працівників апарату суду та прийняття з цих питань рішень, що є обов’язковими для суддів та працівників цього суду;

3.1.2. заслуховування звітів суддів, які обіймають адміністративні посади в цьому суді, та керівника апарату суду;

3.1.3. обрання голови суду;

3.1.4. висловлення недовіри керівнику апарату суду, що має наслідком звільнення його з посади;

3.1.5. звернення з пропозиціями щодо питань діяльності суду до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, які зобов’язані розглянути ці пропозиції протягом п’ятнадцяти днів і дати відповідь по суті;

3.1.6. обговорення питань щодо практики застосування законодавства, розроблення відповідні пропозицій щодо вдосконалення такої практики та законодавства, внесення відповідних пропозицій на розгляд до Верховного Суду;

3.1.7. обрання делегатів на спільні збори суддів місцевих загальних судів;

3.1.8. звернення до Ради суддів України з пропозицією щодо скликання позачергового з’їзду суддів України;

3.1.9. затвердження положення про апарат суду;

3.1.10. обрання судді-речника, уповноваженого реалізовувати комунікаційну політику суду (висвітлювати офіційну позицію від імені суду, брати участь у публічних заходах за участю представників медіа та інших стейкхолдерів).

 

ІV. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції

 

4.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

4.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа та заповнення якої здійснюється за правилами, встановленими Інструкцією в редакції, чинній на дату її заповнення. Копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла до реєстраційної картки не додається.

4.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

4.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судом в судовому рішенні. Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).

4.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

4.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином: у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року; у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

4.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо та оформлюється розпорядженням керівника апарату суду. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

4.8. Організація та контроль за станом ведення діловодства, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів покладається на керівника апарату суду.

4.9. На період тимчасової відсутності працівника суду (відпустка, відрядження, хвороба тощо) всі невиконані ним документи передаються для виконання іншому працівникові апарату суду за дорученням керівника апарату суду з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі документообігу суду.

4.10. У випадку звільнення або зміни відповідальної посадової особи складається акт приймання-передавання справ та документів комісії, утвореній наказом голови суду.

 

V. Особливості розподілу судових справ між суддями

 

5.1. Згідно з вимогами Положення в суді застосовується:

- автоматизований розподіл судових справ (у тому числі пакетний автоматизований розподіл справ),

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді,

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів),

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

5.2. Автоматизований розподіл справ здійснюється з урахуванням визначених зборами суддів слідчих суддів, суддів, уповноважених на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх, та згідно запровадженої спеціалізації (за наявності).

5.3. Автоматизований розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється з урахуванням графіку чергувань суддів, затвердженого наказом голови суду, шляхом виключення інших суддів з розподілу.

5.4. Автоматизований розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно/в той же день/протягом 72 годин, здійснюється одразу після реєстрації відповідної судової справи.

5.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дня до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за п’ять робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- у день відпочинку (відгулу),

- у період відсутності у судді повноважень на здійснення правосуддя,

- у день розгляду Вищою радою правосуддя заяви судді щодо звільнення з підстав, визначених пунктом 4 частини шостої статті 126 Конституції України,

- у неробочий день та/або розгляд яких припадає на неробочий день, якщо суддя не є черговим у цей день згідно графіку чергувань суддів, затвердженого наказом голови суду,

- з моменту виходу судді до нарадчої кімнати у справах, що розглядаються в порядку кримінального судочинства, розгляду справ про адміністративні правопорушення, на підставі довідки, складеної секретарем судового засідання, якщо перед виходом до нарадчої кімнати оголошено дату проголошення судового рішення, пізнішу наступного дня,  

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

5.6. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

VI. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

6.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за правилами, визначеними Положенням.

6.2. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою, наведеною у Положенні, з урахуванням особливостей, визначених цим розділом.

6.3. Визначення коефіцієнта навантаження судді здійснюється із застосовуванням коефіцієнтів складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу, рекомендованих рішенням Вищої ради правосуддя від 24 листопада 2020 року № 3237/0/15-20, за виключенням:

6.3.1. адміністративних справ щодо примусового видворення іноземців та осіб без громадянства за межі України, їхнього затримання;

6.3.2. справ про адміністративні правопорушення щодо керування транспортними засобами або суднами особами, які перебувають у стані алкогольного, наркотичного чи іншого сп’яніння або під впливом лікарських препаратів, що знижують їх увагу та швидкість реакції;

6.3.3. клопотань про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою;

6.3.4. клопотань про надання дозволу на проведення обшуку житла чи іншого володіння особи;

6.3.5. справ про адміністративні правопорушення щодо порушення правил дорожнього руху, що спричинило пошкодження транспортних засобів, вантажу, автомобільних доріг, вулиць, залізничних переїздів, дорожніх споруд чи іншого майна.

6.4. Коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу, становить:

6.4.1. для адміністративних справ щодо примусового видворення іноземців та осіб без громадянства за межі України, їхнього затримання – 1, 00;

6.4.2. для справ про адміністративні правопорушення щодо керування транспортними засобами або суднами особами, які перебувають у стані алкогольного, наркотичного чи іншого сп’яніння або під впливом лікарських препаратів, що знижують їх увагу та швидкість реакції – 0, 80;

6.4.3. для розгляду клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою – 0, 60;

6.4.4. для розгляду клопотання про надання дозволу на проведення обшуку житла чи іншого володіння особи – 0, 60;

6.4.5. для справ про адміністративні правопорушення щодо порушення правил дорожнього руху, що спричинило пошкодження транспортних засобів, вантажу, автомобільних доріг, вулиць, залізничних переїздів, дорожніх споруд чи іншого майна – 0, 70.

 

VII. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

7.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

7.1.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

7.1.2.  судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

7.1.3. заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

7.1.4. заяв про перегляд заочного рішення;

7.1.5. заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, поданих до суду, що розглядав справу;

7.1.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

7.1.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

7.1.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

7.1.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

7.1.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

7.1.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

7.1.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

7.1.13. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

7.2. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за загальними правилами.

 

VIII. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

8.1. Повторний автоматизований розподіл справ між суддями здійснюється у наступних випадках:

8.1.1. у разі задоволення відводу або самовідводу судді;

8.1.2. у разі необхідності збільшення складу суду;

8.1.3. винятково у разі, коли головуючий суддя (слідчий суддя) у визначених законом випадках (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) тимчасово не може продовжувати розгляд справи у строки, дотримання яких має вплив на актуальність судового провадження (клопотання про застосування запобіжного заходу, позов про затримання особи з метою забезпечення примусового видворення тощо), за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи;

8.1.4. на момент повернення справи із суду апеляційної чи касаційної інстанцій неможливо передати її раніше визначеному складу суду;

8.1.5. у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справи, що призвели до порушення порядку визначення судді (слідчого судді) для розгляду справи, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки);

8.1.6. у випадку тимчасового відсторонення від здійснення правосуддя, припинення повноважень, звільнення з посади судді;

8.1.7. у випадку перебування судді у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці по догляду дитиною до досягнення трьох років;

8.1.8. настання обставин, до яких провадження у справі було зупинено, у випадку неможливості вирішення питання про поновлення провадження у справі раніше визначеним складом суду через підстави, передбачені підпунктами 8.1.6 та 8.1.7 цього розділу;

8.1.9. в інших випадках, визначених законом.

8.2. У випадках, передбачених підпунктом 8.1.7, а також у разі тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді (слідчого судді) на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

 

IX. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

 

9.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

9.2. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення зазначених обставин.

9.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями, крім справ, визначених пунктом 9.4, здійснюється невідкладно після усунення обставин, передбачених пунктом 9.1.

9.4. Розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно/в той же день/протягом 72 годин з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (в тому числі, але не виключно, щодо вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла) здійснюється головою суду (у разі його відсутності – суддею, що виконує обов’язки голови суду) на підставі письмового розпорядження (належним чином засвідчена копія якого долучається до матеріалів справи) у наступному порядку:

- із загального списку суддів, сформованого в алфавітному порядку, визначаються судді (слідчі судді), які мають повноваження щодо розгляду судової справи та щодо яких відсутні умови неможливості автоматизованого розподілу,

- із числа визначених суддів (слідчих суддів) незалежно від навантаження визначається перший у списку суддя для розгляду конкретної судової справи,

- суддями (слідчими суддями) для розгляду наступних справ визначаються наступні за списком судді у порядку черговості,

- після отримання всіма суддями у списку по одній справі визначення суддів (слідчих суддів) розпочинається спочатку,

- передача справ (заяв, клопотань) раніше визначеному складу суду здійснюється головою суду на підставі розпорядження, належним чином засвідчена копія якого долучається до матеріалів справи.

9.5. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у абзаці першому цього пункту, до автоматизованої системи вноситься інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції (справ) до суду, а також інформація про її (їх) розподіл.

 

Х. Порядок введення в дію, внесення та оприлюднення Засад

 

Дані Засади вводяться в дію з 01 квітня 2025 року та підлягають внесенню до автоматизованої системи та оприлюдненню на вебпорталі судової влади України.